Toimikunnat

Toimihenkilöiden tehtävät

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja on yhdistyksen keulakuva ja tsemppari. Puheenjohtaja johtaa, että kokouksista laaditaan pöytäkirjat ja allekirjoittaa ne. Puheenjohtaja toimii yhdistyksen nimen kirjoittajana kun toimitaan eri yhteistyö- ja viranomaistahojen kanssa. Nimenkirjoitusoikeus on yhdistyksessä kahdella nimenkirjoittajalla yhdessä, toinen on usein varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja. 

Puheenjohtaja edustaa tarvittaessa yhdistystä ja tekee mm. sponsorisopimukset. Hän hyväksyy yhdistyksen tililtä maksettavat maksut.

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja osallistuu hallituksen toimintaan ja toimii puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamasta tehtäväänsä. Hän voi siten kutsua hallituksen kokouksen koolle sekä johtaa kokousta. Varapuheenjohtajalla on myös nimenkirjoitusoikeus.

Sihteeri

Yhdistyksen koti on siellä missä sihteeri eli sihteeri antaa kotiosoitteensa yhdistyksen käyttöön ja vastaanottaa yhdistykselle tulevan postin. Nykyään posti kulkee enimmäkseen sähköpostina ja sihteeri valvoo yhdistyksen yleistä sähköpostia välittäen sieltä kysymykset ja toimeksiannot oikeille henkilöille tai pyrkien selvittämään itse vastaukset kysymyksiin. Usein postit menevät koko hallituksen käsittelyyn, hallitustyöskentely hoituu sekin nykyään kätevästi verkossa eri tavoin. Sihteeri kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat, huolehtii niihin tarvittavat allekirjoitukset ja arkistoi pöytäkirjat. 

Sihteeri huolehtii, että yhdistyksemme toimihenkilö- ja muutkin tiedot ovat ajan tasalla Kennelliiton, rotuyhdistyksemme Suomen Seurakoirayhdistyksen sekä yhdistyksiä valvovan Patentti- ja rekisterihallituksen tietokannoissa. 

Jäsensihteeri

Meitä heeleristejä on yhdistyksen jäsenrekisterissä lähes 500. Jos laskettaisiin hännät niin olisi vieläkin enemmän, sillä monella meistä tappijalkoja löytyy kotoa useampi kuin yksi. Lancashire heelereitä on Suomessa tällä hetkellä n. 1000, joten noin puolet koirien omistajista on yhdistyksemme jäseniä. Yhdistys on saanut joukossanne suuren suosion, hieno juttu! 

Tätä laumaa paimentaa yhdistyksen jäsensihteeri. Hänen tehtävänsä on ottaa vastaan jäsenhakemukset ja toimittaa ne hallituksen käsittelyyn. Hyväksytyn jäsenen tiedot talletetaan jäsenrekisteriin. Yhdistyksen jäsen on useimmiten vuosijäsen, mutta voit liittyä myös ainaisjäseneksi, nuorisojäseneksi, perhejäseneksi tai ostettuasi pennun sitoumuskasvattajalta, saat ensimmäisen vuoden jäsenyyden kasvattajan ilmoittamana pennunostajajäsenenä. Yhdistyksellä on myös yleiskokouksen kutsumia tuomari- sekä kunniajäseniä. Jäsensihteeri huolehtii jäsenrekisterin ajantasaisuudesta, jotta sadat jäsenlaskut menevät oikein. Jäsenen omalla vastuulla on ilmoittaa muuttuneet henkilö- ja osoitetietonsa jäsensihteerin tietoon. 

Neljä kertaa vuodessa jäsenet saavat Heeler Harrastajat -jäsenlehden. Jäsensihteeri toimittaa kirjapainoon sillä hetkellä voimassa olevan jäsenluettelon osoitteineen ja kirjapaino postittaa lehden jäsenille. Jäsensihteeri päivystää sähköpostiaan usean kerran viikossa. Vilkkain postiaika on jäsenlaskutuksen aikaan. Silloin viestejä tulee noin 10–15 viikossa. Jäsenlaskutuksen aikaan jäsensihteeriä työllistää myös jäsenmaksujen suoritusten valvominen yhdessä rahastonhoitajan kanssa, jotta jäsenrekisteri pysyy ajan tasalla.

Rahastonhoitaja

Yhdistyksemme rahaliikenne muodostuu saapuvista jäsenmaksuista ja osallistumismaksuista yhdistyksen järjestämiin monenlaisiin tilaisuuksiin, myös alueellisiin tilaisuuksiin, joita yhdistys rahallisesti tukee. Nämä erilaiset tapahtumat aiheuttavat puolestaan kuluja ja näiden laskujen ajallaan maksamisesta oikealla summalla vastaa yhdistyksen rahastonhoitaja. Kuluja muodostuu myös muusta toiminnasta kuten esim. pankkikulut, postikulut, lehtikulut, jäsenmaksut rotujärjestöön ja kennelpiiriin. Laskut maksetaan verkkopankissa, josta rahastonhoitaja tarkistaa kuukausittain tiliotteen ja täsmäyttää sen kirjanpitoon. 

Tapahtumat rahastonhoitaja kirjaa kirjanpito-ohjelmaan oikeille kirjanpitotileille, jotta yhdistyksen eri meno- ja tulokohteita voidaan seurata ja kehittää. Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi tammikuusta joulukuuhun ja rahastonhoitaja muodostaa tilikauden päättyessä tilinpäätöksen, jonka hallitus hyväksyy ja toiminnantarkastaja tarkastaa. Rahastonhoitaja myös valmistelee yhdessä hallituksen kanssa vuosittain talousarvioesityksen vuosikokoukselle. 

Tehtävä edellyttää kirjanpidon tuntemusta. Puuhaa on viikoittain ja kiireisintä on heti vuoden vaihduttua tilinpäätöksen valmistelussa ja keväällä jäsenlaskutuksen parissa. Rahastonhoitaja huolehtii kirjanpitoaineiston ja tositemateriaalien säilyttämisestä ja arkistoinnista kirjanpitolain mukaisesti.

Toiminnantarkastaja

Vuosikokouksen valitsema toiminnantarkastaja tarkastaa tilinpäätöksestä ja hallituksen laatimasta toimintakertomuksesta, että yhdistyksen taloutta on hoidettu yhdistyksen sääntöjen ja yleisen hyvän kirjanpitotavan mukaisesti ja että yhdistyksen varoja on käytetty suunnitelman mukaisesti ja niistä löytyy hallituksen päätökset kokouspöytäkirjoista. Tarkastaja kirjoittaa lausunnon, joka käsitellään tilinpäätöksen kanssa vuosikokouksessa. Tämä tehtävä vaatii myös kirjanpidon tuntemusta. 

Hallitus

Hallitukseen kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 6 muuta varsinaista jäsentä sekä 2 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Sihteeri ja rahastonhoitaja voidaan pyytää avuksi myös hallituksen ulkopuolelta. Puheenjohtaja on erovuorossa vuosittain. Varsinaisen jäsenen toimikausi on kaksi vuotta ja varajäsenen yksi vuosi. Varsinaisista jäsenistä on vuosittain erovuorossa kolme. Erovuorossa olevat voidaan valita uudelleen.

Hallituksen toiminta tapahtuu pääasiallisesti verkossa omassa Facebook-ryhmässä, jossa hallitus tekee myös paljon päätöksiä esille tulevista asioista. Nämä päätökset käsitellään hallituksen kokouksissa ja kirjataan pöytäkirjoihin. Hallituksen kokoukset pidetään useimmiten Skype-ohjelman välityksellä, joten hallituksen jäsen voi olla maantieteellisesti mistä päin Suomea tahansa ja kokoustaminen onnistuu kotisohvalla. 

Käsiteltävät asiat koskevat usein varojen käyttöä, tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, jäsenhakemuksia, kennelnimien puoltoja, koetoimitsijapuoltoja, aluetoiminnan tapahtumia yms.

Nettivastaava

Asioiden hoitamisen siirryttyä lähes kokonaan verkkoon tarvitsee yhdistyskin pätevän ja visuaalisesti taitavan nettiosaajan, joka pitää yhdistyksen kotisivut, yhdistyksen Facebook-sivun sekä Facebook-keskustelupalstan ajan tasalla. Yhdistyksen ajankohtaiset uutiset, tapahtuma infot, kilpailuiden ja näyttelyiden tulokset, pentuvälitys, terveystiedot, testien tulokset ja yhteyshenkilöiden sekä kasvattajien tietojen päivittäminen ovat keskeisiä nopeaa reagointia vaativia tehtäviä. Nettivastaava päivystää nettitiimin sähköpostissa jonne päivitettävät tiedot ja ilmoitusasiat tulevat.

Facebookin keskusteluryhmässä nettivastaavalla on apunaan muutamia ylläpitäjiä, jotka valvovat keskustelua ja julkaisuja ryhmän sisällä sekä hyväksyvät ryhmän uudet jäsenet.


Tarvikevälittäjä

Yhdistyksessä on jo vuosia toiminut oma tarvikevälitys, jonka valikoimasta on löytynyt heeler-faneille upeita ja käytännöllisiä heeler-aiheisia tuotteita. Tuotevalikoimasta vastaa tarvikevälittäjä, joka ideoi itse, yhdessä hallituksen kanssa sekä jäsenistön toiveita kuunnellen mitä puodissa voisi olla tarjolla. Vakiotuotteita puodissa ovat vuosikirjat, kalenterit ja lehden irtonumerot. Tilattavat tuotteet hyväksytetään hallituksella ja "puotipuksu" varastoi tuotteet omiin tiloihinsa. Tarvikevälittäjä huolehtii myös puodin mainoksista yhdessä nettivastaavan ja lehti-tiimin kanssa. Tilatut tuotteet postitetaan tilaajille ja puoti jalkautuu myös joihinkin tapahtumiin, kuten vuosikokous, erikoisnäyttely ja Koiramessujen rotutori. 

Jalostustoimikunta

Jalostustoimikunnalla on merkittävä rooli seuratessaan rodun kehitystä Suomessa ja ulkomailla. Jalostustoimikunta kerää ja jakaa tietoa rodun terveydestä, luonteesta, heeler-kannan laajuudesta ja geneettisestä monimuotoisuudesta sekä ulkomuotoon ja rakenteeseen liittyvistä seikoista. Jalostus toimikunta toimii yhteistyössä rodun kasvattajien sekä yhdistyksen hallituksen kanssa. 

Jalostustoimikunta kokoaa rodun kasvatusta ohjaavan Jalostuksen tavoiteohjelman,  JTO,  joka päivitetään viiden vuoden välein. Toimikunta myös huolehtii, että rodun rekisteröintejä ohjaava perinnöllisten vikojen ja sairauksien vastustamisohjelma, PEVISA, on rodun kannalta ajan tasalla. Jalostustoimikunta järjestää vuosittain terveys- ja jalostuspäivän ja mahdollisuuksien mukaan myös jalostustarkastuksen.

Jalostustoimikunta auttaa rotujärjestöämme Suomen Seurakoirayhdistystä rotumme ulkomuototuomarien koulutuksessa. Jalostustoimikunta seuraa sitoumuskasvattajia ja huolehtii nettivastaavan kanssa rodun pentuvälityksestä.

Jalostustoimikunnassa on vähintään kolme jäsentä, joista osan tulisi olla rodun kasvattajia, tällä hetkellä jäseniä on seitsemän. Toimikunta voi kutsua avukseen asiantuntijajäseniä. Myös yhdistyksen jalostustoimikunta työskentelee pääasiassa omassa Facebook-ryhmässään ja kokoustaa yleensä Skypessä.

Vuosikirjatoimikunta

Lanschire heeler -vuosikirjojen laatimisen aloitti rotumme kotimainen pioneerikasvattaja Eeva-Maija Lehtinen jo ennen rotuyhdistyksemme perustamista. Vuosikirjoihin kootaan kuvien kera rodun vuosittaiset rekisteröinnit sekä yksittäisten koirien terveystiedot sekä kaikki mahdolliset tulokset kirjallisia näyttelyarvosteluja myöten. Näyttelyarvostelut kirjoitetaan aina alkuperäiskielellä ja osaajia tarvitaan paitsi suomen, myös ainakin ruotsin ja englanninkielisten tekstien käsittelyyn. Mukana on myös tietoa yhdistyksestä sekä ajoittain muita artikkeleita. Vuosikirjatoimikunnassa on tällä hetkellä viisi jäsentä ja tässäkin joukossa tärkeä on ammattitaitoinen taittaja.


Lehtitoimikunta

Suomen Lancashire Heeler -yhdistyksen jäsenlehti Heeler Harrastajat ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Lehtitoimikunnassa on tällä hetkellä neljä jäsentä, joista tärkein on lehden ulkoasusta vastaava taittaja. Lehteäkin työstetään pääasiassa sen omassa Facebook-ryhmässä, jossa on mukana myös joukko pysyviä avustajia.

Lehtitoimikunnalla on jo seuraavan lehden runko tekeillä ennen kuin edellinen on tullut painosta. Lehti uutisoi rodun ja yhdistyksen ajankohtaiset tapahtumat sekä jakaa rotuun liittyvää tietoa. Juttuvinkkejä, kuvia, kuin myös valmiita juttuja, lehtitoimikunta ottaa mielellään vastaan jäsenistöltä.

Lehden teko on heeler-tapahtumien seuraamista, kirjoittamista ja tarvittaessa kirjoitusavun ja kuvien etsimistä, toimikunta kun ei ehdi kaikkialle. Valmis lehti oikoluetaan useampaan kertaan ja työn kiitollisin osuus on valmiin hienon lopputuloksen ihasteleminen. 

Leiri- ja näyttelytoimikunta

Heeler-harrastajien vuosittaiset kesäleirit ovat pe rinne jo ajalta ennen yhdistyksen perustamista. Monenlaisten harrasteiden ohessa leireillä pidettiin alusta pitäen myös epävirallinen näyttely.

Vuodesta 2017 yhdistyksemme on voinut järjestää oman virallisen rodun erikoisnäyttelyn. Vuosittain kootaan erikoisnäyttelyä tai leiriä tai mahdollisesti molemmat sisältävää heeleristien superviikonloppua varten järjestelytoimikunta.

Näyttelyn osalta toimikunnan koostumus ja tehtävät on saneltu tarkkaan Kennelliiton näyttelyiden järjestämisohjeissa. Leirin osalta toimikunnan koostumus on vapaamuotoisempi. Erikoisnäyttely anotaan jo lähes kaksi vuotta ennen näyttelypäivää ja käytännön järjestelyt alkavat edellisen näyttelyn jälkeen kokoamalla toimikunta ja jakamalla tehtäviä. Näyttely- ja/tai leiritoimikunta kokoontuu myös omassa Facebook-ryhmässään ja kokoustaa tarvittaessa Skypessä. 

Alueyhteyshenkilöt ja aluekoordinaattori

Suomi on suuri maa ja heeler-harrastajia löytyy joka kolkasta, eri alueille omaehtoisesti syntyneissä ryhmissä on matalin kynnys tavoittaa toisia rodun harrastajia. Kuhunkin alueelliseen ryhmään pyritään löytämään yhdyshenkilö, auttamaan yhteydenpidossa harrastajien kesken sekä yhdistykseen päin. Yhteydenpidossa auttavat alueelliset Facebook-ryhmät, joiden tiedot löytyvät yhdistyksen sivulta.

Alueellisissa ryhmissä syntyy monenlaisia tapahtumia yhteislenkeistä uimaretkiin ja koulutuksiin, joskus pitkään suunniteltuina, joskus hetkessä pystyyn polkaistuina. Yhteyshenkilöiden tukena toimii aluekoordinaattori, joka jakaa ideoita ja vinkkejä, toimii linkkinä yhdistykseen päin esim. rahallisen tuen hakemisessa yhdistykseltä alueellisiin tapahtumiin.

Muut tehtävät

Edellä lueteltujen toimikuntien ja henkilöiden ohella suurin osa heeler-yhdistyksen tapahtumista ei onnistuisi ilman aktiivisten rivijäsenten panosta. Osaajia porukassa on ja vapaaehtoisia löytyy vuoden mittaan ja järjestettyä saadaan MH-luonnekuvaus, luonnetesti, rotumestaruuskilpailut niin Toko:ssa, agilityssa ja nyt myös Rally-toko:ssa.

Vuosittain kootaan myös seinäkalenteri, johon tarvitaan kuvien kerääjä ja yhteyshenkilö painon kanssa.

Useana vuonna olemme osallistuneet Koiramessujen Rotutorille, jonne tarvitaan oma työryhmänsä. Ryhmän vetäjä organisoi tilan varauksen ja toimii yhteyshenkilönä messuorganisaatioon. Hän kartoittaa kiinnostuneet osallistujat ja jakaa heille työvuorot sekä hankkimansa kulkuluvat. Koju käydään rakentamassa perjantai-iltana ja puretaan sunnuntaina.